档案人员岗位责任制

范文1:档案人员岗位责任制

档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《河南省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案"八防"工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。

10、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

11、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

范文2:档案人员岗位责任制

档案人员岗位责任制

局分管领导档案工作职责

一、认真贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策和法规。

二、根据《档案法》的有关规定和实际工作需要,将档案工作列入本机关工作计划,纳入机关各单位及其有关人员的职责范围和年度考核中,经常进行检查督促,使档案工作落到实处。

三、及时做好本机关及其各单位档案管理的组织协调工作,切实解决档案工作中的各种难题,为本机关档案管理工作上等级创造必要的条件。

四、定期研究档案管理工作,组织交流推广本机关及其各单位档案管理工作经验。

五、加强档案队伍建设,有计划地进行业务培训,提高业务管理水平。

六、关心档案工作人员,确保档案管理人员的工作待遇。对在档案管理工作中作出贡献的人员,予以表扬和奖励;对在档案管理工作中出现失职或损坏档案行为的人员,予以批评和教育,情节严重者,予以处罚。

档案工作主管部门领导职责

档案工作由办公室归口管理,办公室主任为主管领导。其工作职责:

一、认真贯彻《档案法》、《档案法实施细则》以及上级有关档案工作的方针、政策。

二、对本机关档案管理工作实行组织领导,直接对档案分管领导和档案质量负责。

三、组织制订本机关档案工作年度工作目标和实施措施;总结经验,表彰先进,推进档案管理工作向前发展。

四、组织制订档案管理工作的各项规章制度,协调解决档案工作中存在的问题。

五、对违反档案法和本机关各项档案规章制度的做法,有权拒绝执行,严重违反的视情节上报处理,支持和采纳档案工作人员的合理化建议。

各部门领导分管档案工作职责

一、贯彻、执行和宣传《档案法》,落实本局关于档案工作的规定和规章制度,提高本部门人员的档案工作意识。二、对本部门的档案工作负领导责任。

三、督促、检查、审核本部门文件材料的整理归档和相关档案的移交等工作。

四、监督指导本部门兼职档案员履行档案工作职责。五、配合档案工作主管部门做好其他有关档案工作。

综合档案室工作职责

一、认真贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的方针政策、法律法规。负责制定本机关档案工作规划、计划和档案管理制度。

二、集中统一管理本局各部门(干部人事档案除外)的所有档案和下属撤消单位移交来的档案及有关资料,维护和确保本机关档案的完整与安全。

三、了解本局及各科室业务活动,指导、督促和检查各科室文件材料的收集、整理、保管、利用、移交等档案管理工作,及时提出和改进要求与办法。

四、负责对本局各部门文书材料和业务部门文件材料的归档工作进行指导、监督和检查,不断提高档案管理水平。

五、开展档案编研工作,开发档案信息资源,积极主动为本局工作提供档案利用,充分发挥档案为各项建设服务的作用。

六、加强档案室内部管理,安排日常工作,抓好档案库房管理,维护档案的完整与安全,及时完成领导交办的各项任务。

七、抓好本局档案管理网络活动,交流、推广档案管理工作经验,组织档案网络人员进行业务培训,提高专(兼)档案人员的业务素质和管理水平。

八、总结、交流本局及各部门档案工作经验,对做出成绩或违反法规的行为提出奖励或处理意见。

九、及时向市档案局报送有关档案统计报表,对需要进馆的档案,应按照有关规定向市档案馆移交。

专职档案员工作职责

一、认真贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策和法规。贯彻执行本机关档案管理规章制度。

二、了解本机关有关业务活动,研究新形成的文件材料,及时提出档案工作的管理要求和方法。

三、指导、督促和检查本机关及其各单位做好各类文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

四、对本机关各单位移交的各种载体的档案进行整理,分门别类,定位排架,编制各种检索工具。

五、做好档案的保管、保护工作,做好日常库房管理,钻研并掌握档案保护技术,确保档案的安全。

六、负责档案整理归档工作,维护档案的准确、完整。七、熟练运用档案管理软件,把档案有关数据及时输入电脑,建立档案数据库。

八、负责日常提供档案利用并做好登记,为局建设和发展服务。

兼职档案员工作职责

一、认真学习、贯彻执行档案法律法规,利用各种形式在本单位开展档案宣传工作。

二、贯彻执行本机关档案管理规章制度,并根据本单位的实际情况,制定相应的档案管理规章制度。

三、组织本单位档案管理网络人员开展档案业务交流等活动。

四、督促、检查本单位各业务部门文件材料的形成和积累,按规定收集,确保归档文件材料的齐全、完整、准确。

五、在档案室的业务指导下,及时做好本单位应归档文件材料的整理、立卷工作,并按规定移交。

六、熟练运用计算机档案管理软件,做好档案有关数据的录入工作。

七、开展本单位档案的利用工作,及时向档案室提供利用档案的典型事例。

八、积极参加市档案局和本机关档案室组织的档案业务学习活动,努力提高档案管理的业务素质。

范文3:档案工作人员岗位责任制

档案工作人员岗位责任制

一、认真贯彻执行《档案法》和国家档案工作的方针、政策,严格执行和遵守本校制定的各项档案工作规章制度。

二、制定本校档案工作计划、措施、制度,开展档案工作调查研究,解决工作中的问题,钻研档案工作理论,提高业务水平。

三、收集、整理、保管和统计本校的档案,进行科学管理,认真做好各项记录、登记、统计工作。

四、做好档案鉴定工作,对已超过保管期限的档案提出存销意见。

五、编写检索工具和参考资料,办理档案的提供利用,热情为各方面服务。

六、按照规定期限,组织档案进室工作。七、调动工作时,办理好档案资料的移交手续。

档案立卷归档制度

一、按照学校档案归档范围规定的行政文件材料,必须于次年一季度内收集齐全,清理完整,至迟在二季度完成归档。

二、会计凭证、账簿、报表,由会计人员按会计档案要求,整理立卷,于次年二季度前综合档案室保存。

三、需要归档保存的声相制品,在完成一个专题后,由录制摄影者整理,并编好说明,粘贴标签,一月之内交档案室归档。

四、凡需归档材料,如有褪色、腐坏因素及其它不合要求的材料,必须进行排除,复制入卷,确保档案质量。

五、严格按照《机关档案业务建设规范》和我校制定的档案归档范围、保管期限进行组卷。

档案管理制度

一、本校所有档案,由档案室统一管理。

二、档案收取、移交要清点、登记,严格交接手续,严防档案丢失。

三、档案室必备设施和工具,不可缺失,做到防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温。

四、档案室存放的档案有排列顺序,建目录和索引,便于查找利用。

五、定期检查档案的安全保管情况,坚持一个季度对档案数量、毁损情况进行一次清理检查。

六、发现破损、质变、字迹褪变等情况,要及时进行抢救复制。

七、本校档案主要供本校和上级机关使用。

八、档案室不得堆放易燃、易爆、腐蚀性物品和其他杂物,经常打扫,保持整洁卫生,每周进行一次温湿度观测,并做好相关记录。

查(借)阅档案制度

一、本校档案主要供本校和上级主管部门使用,确因工作需要,外校可查(借)阅。

二、查(借)阅档案,必须经校长或分管领导批准,档案管理人员要做好登记。

三、查(借)阅档案者要爱护档案,不得将档案撕毁、折页、勾抹、画线等,严防污染档案,在档案室、查阅室内和查抄档案时,不得吸烟。

四、借阅档案应办理借阅手续,并不得转借他人或带回家中。

五、借阅档案的期限不超过三天,如需继续使用,应办理续借手续。

六、借出、归还档案,必须严格登记、注销、检查手续,当面清点,如发现差错,应及时追究责任,并采取补救措施。

七、档案管理人员应做好档案利用情况登记和利用效果分析,调查利用典型案例,逐步改进利用工作,提高利用效率。

档案工作保密制度

一、认真执行上级有关保密工作的指示、规定和规章制度,严防失泄密行为及失泄密事件发生。

二、有关人员不得在公众场所谈论档案内容,不得在私人笔记本上记录档案机密、不得向无关人员提供档案机密。

三、严格执行档案的查(借)阅制度,未经校长或分管领导同意,不得向任何人提供档案。

四、严禁闲杂人员进入档案室,档案管理人员出入档案室要关好门窗,上下班应检查有无异常情况,节假日要加强值班。

五、经过鉴定需要销毁的档案,应造具清册,报送领导审批后,在有监督的情况下,二人以上一次销毁,凡经批准销毁的档案资料,不得当废纸出售。

六、装订档案时的多余件数,不得随意处理。

档案鉴定、销毁制度

一、档案保管期限满后,必须逐本逐项鉴定,根据档案保存价值留存或销毁,并填好鉴定表。

二、鉴定档案时,对划分不准确的档案或有争议的档案本着可长可短的从长,可毁可留的留存。

三、经鉴定应销毁档案要登记造册,经校领导批准,并报县档案局同意,方可实施销毁。

四、严格销毁制度,严格保密,指定专人负责监毁,防止失泄密事件发生。

五、对应销毁的档案不得当废品出售。

档案工作统计制度

一、严格按照档案法规,建好档案统计台账,要求及时登记,做到数据准确,帐实相符。

二、做好档案进出库房数量的登记、库存总量统计、档案数量分类统计、档案利用情况统计、档案设施情况统计、其他应统计数据等工作。

三、建立健全档案工作网络图,统计好下属校专兼职档案员名单及其基本情况。

四、对档案工作统计的各类表册,应妥善保管,统计数据等情况,应严加保密。

电子文档管理制度

为了加强对电子公文的归档管理,根据国家档案局《电子公文的归档管理暂行办法》,特制定本制度。

一、在电子公文的收集工作中,应做到电子公文的真实性、安全性和可识别性。

二、电子公文在办理完结后即时向档案部门归档,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

三、电子公文参照国家有关纸文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

四、电子公文形成校必须将具有长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者互联。

五、需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

六、电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其它说明等应与电子公文一同归档保存。

七、电子公文在归档时对相关项目进行检查,确认电子公文及相关的信息和软件无损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸制公文内容及表现形式一致,处理过程无差错。

八、归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。通过存储载体进行交接的,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

九、归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

十、电子公文的形成、办理、收集和归档等各环节必须遵守国家对电子公文的保密规定。

十一、归档的电子公文,应按本校档案分类方案进行分类、整理,并考贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管、一套提供利用。

十二、超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除产,由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

档案利用制度1、借阅档案必须严格履行档案借阅查登记手续。2、档案借阅期限:文书档案不超过5天;会计档案和密级资料原则上不予借出,如需借出须经领导批准,并在规定时间内归还。

3、本档案限于内部工作人员查阅使用,如外单位人员借阅档案,必须持有单位介绍信,经主管领导批准后方可查阅。

4、档案查阅者必须登记查阅档案利用效果记录,需索取档案证明或复印件者,经领导批准后,注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。

5、查阅档案应爱惜档案资料,严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丢失,根据情节轻重予以处罚。

6、所借档案必须妥善保存,按期归还,不得转借他人。

范文4:档案管理人员岗位责任制

档案管理人员岗位责任制一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的规章制度,结合实际,制定档案管理制度,对不适应档案工作发展的有关制度或有关条款及时提出修改意见。

二、熟悉职责、任务和工作需要,了解掌握各个工作环节所形成的文件材料的规律、特点及归档范围。

三、按时收集文件材料,对已接收的档案资料签字认可。四、凡交来的归档材料必须进行认真清点登记,要及时进行整理、分类、立卷、装订、归档。

五、积极提供档案利用,为各项工作服务,做到接待主动、热情、准确,并注意登记利用效果。

六、严格执行查阅和保密制度,做到不损毁、遗失和泄密。七、保持档案柜内的清洁卫生,经常保持档案陈列有序,整齐美观,做好防火、防潮、防盗、防鼠、防虫等工作,并经常检查清点核对档案,保持帐物相符。

八、积极主动向分管领导请示、汇报档案工作情况,不断改进工作。

九、钻研业务,认真工作,不断提高工作业务技能。

范文5:机关档案室-档案人员岗位责任制

档案人员岗位责任制一、档案人员在局办公室的统一领导下开展档案管理工作。

二、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策及法规。认真学习和钻研档案业务知识,不断提高档案工作水平与质量。

三、指导、监督、检查各股(室)兼职档案员做好档案材料的形成、积累和整理归档工作,每年按期接受各股(室)的档案。四、负责我局综合档案的日常管理,做好档案的收集、整理、编目、保管、统计、鉴定等业务工作。

五、编制各种检索工具,积极开展编研工作、信息开发和利用工作,及时准确地提供各类档案为我局工作服务。

六、做好档案室的安全保卫、设备的维护等日常管理工作,定期全面核查一次档案,发现问题及时报告、妥善解决。

七、自觉遵守保密守则,严格档案借阅制度,做好档案保密工作。

八、做好年鉴的编写工作。

九、努力推进档案工作现代化、信息化和数字化建设。熟练掌握档案管理系统操作技能,能够为局各股(室)及有关部门提供有效帮助。

范文6:档案工作人员分工及岗位责任制

档案工作人员分工及岗位责任制一、工作人员分工分管领导:韦松译办公室主任:唐兵档案管理员:韦美耐兼职档案员:周海洋二、各成员职责

(一)分管档案工作领导责任制

1、领导本机关的档案管理工作。

2、审定本机关档案管理各项制度,并监督贯彻执行。3、解决档案工作中的实际问题。

(二)主管档案工作办公室主任责任制1、组织制定档案管理制度,并认真执行。2、抓好本机关档案建设与管理工作。

3、定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策,不断提高档案管理人员的业务技能。

(三)档案管理员岗位责任制

1、对机关各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2、负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料。

3、为党和国家积累档案财富,按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策,建立健全档案室的各项规章制度。

5、对档案实行科学管理,熟悉所藏档案情况,积极提供利用,为全乡各项工作服务。

6、办理领导交办的其他档案业务工作。(四)兼职档案员责任制

1、协助档案管理员做好本机关各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。3、办理领导交办的其他档案业务工作。

档案室工作职责

一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策,自觉遵守档案管理的各项规章制度,制定本单位档案工作的相应制度,并组织实施。

二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,认真做好档案的安全、保密和保护工作。

三、制定档案室工作计划,做好档案目标管理工作。

四、按不同类别的归档范围,做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作,并按各自要求及时归档。

五、对新接收的档案进行分类入库,积极做好档案信息资源的开发工作;熟悉掌握档案室各类档案储藏情况,做到准确迅速地提供利用。

六、准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

七、严格执行档案室有关查(借)阅制度,做好档案的查阅、借阅工作,为有关部门提供档案的有关情况。

八、负责档案室库房的日常管理工作,严格按照八防的要求,保证档案库房的安全和卫生。

九、加强业务学习,不断总结经验,提高服务质量,完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。

档案室管理制度

一、认真贯彻《中华人民共和国档案》和其他有关档案工作的规定。二、档案案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。三、各种档案须科学管理,存放有序,查找方便。

四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还。

五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经批准,不得将档案带出档案室,档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。

六、外单位借阅利用档案,须持有单位介绍信,注明利用目的,经主管业务领导同意,才能借阅。

七、经常检查档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。

八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

九、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密制度规定,严守机密。在调换工作时,对所管的档案要办理移交手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。十、档案管理工作人员,对工作认真负责。

档案收集和整理制度

一、档案收集。要按照国家、政府的有关规定,把党委、人大、政府、政协及各办公室分散的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

1、依法按章。档案的收集必须依法按章。要求政府的全体机关干部职工都要明了档案管理的目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人资料的区别,个人不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

2、完善机制。档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围、对象、时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度。

3、建立网络。由于政府的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节都要有具体的责任人。二、档案整理。是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的、、组合和编目,使其系统化、科学化,有利于档案的保管和使用。

1、科学分类。随着改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出上级文件规定的分类范围。因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是。

2、保持结构完整性。政府档案的整理,要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性。

3、保持整体系统性。政府档案的整理,还要按照政府档案的来源、时间、内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性。

文书档案立卷归档制度

档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材料的齐全完整,提高归档案卷的质量,结合实际制定本制度。

(一)凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料,均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内部文件、会议纪要、调查报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文件材料,由各办公室文书管理人员负责组织整理、立卷,并按期向档案室移交,任何人不得私自拆取和销毁文件材料,也不得据为己有。

(二)文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则,即由哪个办公室办理的文件材料,就由哪个办公室立卷归档。

(三)归档的文件材料要按规定进行分类,每份文件的页数及卷内目录、备考表应齐全完整,每一案卷一般不得超过200页。

(四)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。

(五)不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,放在复文年份立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

(六)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(七)卷内文件材料应按照排列顺序,依次对文字的每面材料编写页号,正面页号编在右上角,背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔,并做到不重复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。

(八)归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表,填写的字迹要工整、清晰,一律用毛笔或钢笔书写,钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首,备考表应置卷尾。

(九)卷宗内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应裱糊,理顺取齐,案卷采用三孔一线的方法装订,孔距7公分。

(十)案卷标题要简明,准确反映卷内文件材料内容,要用钢笔书写或微机打印,字迹要工整、清晰,标题末尾不用句号,保管期限栏内必须填明保管期限。

(十一)归档。每年四月底以前,各部门必须将上年度的文件材料及相关资料整理立卷,向档案室移交归档。归档时,交接双方核对案卷,并在档案移交登记表上签字。

档案利用制度

一、档案室档案,主要是供各办公室及上级领导机关利用。

二、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况,根据机关工作的需要,编制必要的检索工具,充分利用档案信息资源,为全局工作服务。

三、凡利用档案资料者必须确保档案的安全,不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。

四、利用档案工作结束后,利用者须如实填写《档案利用效果登记表》,及时交档案室存查。五、归还档案时,档案管理人员必须当面严格检查核对,如发现与原卷不符或其他问题,应及时报告。

六、档案管理人员要注意收集档案利用效果的反馈意见,不断总结经验,做好档案开发利用工作。

档案保密制度

一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》,增强保密意识,正确认识和处理新形势下的保密工作,对党和国家秘密具有高度责任感,无论在任何情况下,都要以确保国家秘密安全为重,确保保密档案的安全。

二、保密档案的保管和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规办理。

三、保密档案要严格限制查阅利用范围,查阅利用须经领导批准。利用保密档案,严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱,如发现此类情况,应及时追查并报告领导。

四、保密档案要专人管理,定期检查。严格执行保密纪律,对失密、泄密事件要及时报告并认真查处,情节严重者要追究法律责任。

五、档案管理人员要严守秘密,不得将保密档案私自带出档案室,不得将秘密文件材料带进公共场所,不得向无关人员泄露档案收藏情况,不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密,不得在公用电话、密码电报、普通邮局办理秘密事项。

档案保管制度

一、档案室(库)由专人管理,未经工作人员许可,不得擅自进入档案室(库)。二、严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度,个人不得私自保存档案。

三、档案保管工作要做到四不:不散、不乱、不丢、不坏。

四、档案阅览室及档案室(库)内严禁吸烟,严禁在其周围堆放易燃易爆物品。

五、档案室(库)要保持卫生清洁,做到八防:防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠,确保档案的安全。

六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况,发现问题要立即向领导报告,并采取有效措施及时解决。

档案查阅、借阅制度一、查阅档案,必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案管理人员联系,并履行审批登记手续。外单位查阅档案,必须持单位介绍信,经局档案管理领导批准,并办理登记手续后方可进行。

二、查阅档案,如需复印或摘抄,需经档案管理领导同意。复印材料由档案管理人员负责办理,摘抄的材料,由档案管理人员认真审查核对无误后加盖印章,以资证明。

三、档案一般不外借,如有特殊情况需借阅时,可持单位介绍信,说明原因,经政府档案管理领导批准,履行借阅手续。

四、借阅档案时间最长为一个月,如不能按时归还,应办理续借手续。借阅的档案必须妥善保管,不得泄密、遗失或转借他人,更不得在材料上涂改、污损或作任何标记。

五、归还档案时,档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损,并在借阅登记簿上注明归还时间。

档案鉴定和销毁制度

一、政府档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。

二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回的案卷进行鉴定,对不符合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据《档案保管期限表》的规定,对超过保管期限的档案进行鉴定,决定销毁确无利用价值的档案。

三、销毁档案需逐卷登记造册,经政府档案管理领导签字批准,在指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责,防止在销毁过程中遗失材料,保证绝对安全。

档案统计制度

一、档案统计工作由档案管理员负责。

二、档案统计要实事求是,如实反映客观情况,做到准确、及时、完整、系统。

三、统计内容主要有:档案机构人员情况,保存档案、资料状况,档案资料收进和移出数量,档案利用情况,档案库房、设备情况以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容。

四、上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料,必须按照要求统计、填写,经领导审批后方可报出。

五、各种档案统计报表、资料、情况分析均应存档。本制度从印发之日起执行。

范文7:机要文书档案员岗位责任制

机要文书档案员岗位责任制

编号:

直接主管:办公室主任

生效日期:2010年5月

日期:2010年5月20日编写:机要文书

日期:2010年5月20日

审批:办公室主任

发放编号:13

1文书档案员岗位责任制基本概况工作概要引用文件

在办公室主任的领导下,负责大石河铁矿公文、机要保密、印章、文书档案管理及计划生育等专业管理工作。1、国家、北京市相关的法律、法规。2、与本岗位相关的专业管理制度。

素质要求

1、具有大专以上学历、中共党员;

2、取得国家级计算机一级B以上证书,具有办公所需熟练操作技能;3、熟知与本岗位相关的法律、法规及专业管理制度;

4、熟练处理办公室日常事务性工作,能够开展协调工作。熟悉两级公司公文、档案、印章、机要、计划生育管理基本制度和工作要求;

5、具有较高的组织、协调、沟通能力和语言、文字表达能力,严细、较真,保守秘密。

岗位责任与标准

1、负责完成领导交办的各项工作,确保及时准确无失误。

2、负责公文的归口管理,对矿内公文、请示的格式进行严格的审核把关、登记、编号。负责对两级公司行政、党委来文进行登记、收发,进行公文的传阅和领导批示的催办。负责去公司进行文件交换,对文件上传下达进行处理。

3、负责文书、音像等档案材料的收集、整理、分类、归档、组卷、保管、提供利用工作。

4、负责各类印章的使用、保管管理,严格履行印章的审批、使用、登记等方面的规定。5、负责全矿计划生育工作的管理,做好计划生育机构设置、责任书签订、政策宣传、

孕情调查、药具发放的工作,完成本矿计划生育指标。

2例行工作:

1、做好领导交办的各项工作。

2、每天利用矿业公司公文处理系统查询公文、请示等,接收公司文件,组织进行公文处理。急件随时处理。

3、每周一、四到公司交换文件、按用印范围用印。

4、及时做好矿内文件、请示的审核把关、呈批、编号下发工作。5、按要求时限与科技档案人员完成冶金档案年度报表。6、7月份完成电子档案归档工作。

7、6月底前完成文书档案分类、整理、入机,完成组卷归档工作。8、9月份完成档案编研工作。

9、随时填写计划生育各种台帐。认真做好计划生育政策宣传、孕情调查、药具发放、计生奖励发放等工作。

10、年初组织签订计划生育目标责任书和个人保证书。11、每季末完成定密工作统计表

工作程序

1、文书档案专业管理工作:

①、每天至少一次利用矿业公司公文处理系统查阅公文颁发情况,对矿业公司下发的行政文、党委文,进行公文的接收、传阅和领导批示的催办。

②、随时利用矿业公司公文处理系统,对以本矿名义下发的行政文、党委文文件的格式把关,文件签批后进行编号、登记、下发。

③、随时利用矿业公司公文处理系统,对本矿内形成的各类外送请示的格式审核把关、登记、编号、发送,对公司批示完的请示,及时进行处理。

④、随时利用矿业公司公文处理系统,对本矿内形成的内部请示的格式审核把关、登记、编号,领导审批后的请示及时进行处理。⑤、每周一、四到公司进行文件交换,将本矿材料上传处室,对公司处室的来文进行分发。急件随时办理。

⑥、按用印范围,办理用印申请,对矿业公司内部单位需加盖行政印章的,经行政领导审批后,到矿业公司办公室办理用印。对矿业公司以外单位需加盖行政印章的,经公司主管经理审批后到公司办公室办理行政章用印,做好用印登记。党委章的使用,报党委书记审批后,办理用印,并做好用登记。

3⑦、随时对文书档案、音像档案等的进行收集、整理、分类、归档、保管、提供利用,及时填写台帐。

⑧、随时对各类印章的使用、保管进行全面管理。做好矿行政章、党委章及各类业务专用章的保管、使用和登记。严格执行印章管理制度,并履行用印审批手续。

⑨、收到矿业公司机要员下发的机要文件,登记填写《机要文件传阅单》后呈领导传阅,阅后及时退还公司机要文书员,并做好保密工作。

2、计划生育专业管理工作

①、参加矿业公司计生专业会议,按照会议要求,召开本矿计生专业会议,布置当月重点工作,组织按时完成各项工作。

②、每月25日前,形成计生专业打分表,经主管科长审签后,上报公司计生办。③、每半年对重点人进行孕情调查,下发孕调信,每季对重点人走访,做到底数清,措施落实,孕调落实率100%。

④、随时对全矿职工的自然情况和人员变动情况进行登记汇总,填写全员台帐。⑤、每年年初负责本矿计划生育责任书的签认,层层分解落实到工段、班组、个人。计划生育责任书和个人保证书存档整齐易查。

⑥、及时发放计生药具,并做好登记工作。

⑦、独生子女证的办理。本单位职工计划内生育第一个子女由本人填写领取独生子女光荣证审批表、经矿业公司计生办审批盖章后生效,审批表交劳资部门存档。及时登记独生子女台帐。

⑧、为符合条件的职工办理独生子女父母一次性奖励审批手续,一式三份,报矿业计生办审批后,一份交财务部门,一份交劳资部门存档。

4

岗位协作关系

办公室调研员

各科室专业员

文书档案员

各车间管理人员

各车间计划生育员

说明:

1、对收到的公司公文向科室有关专业人员进行传递。2、各单位人员到机要文书室办理各类印章的用印。

3、负责办理各科室专业人员报送公司处室的请示、报告的把关、编号、登记、传递工作;拟发矿行政文、矿党委文、本科室文的把关、编号、登记、发布工作。

4、各单位各级管理人员来档案室文书档案的借阅。

5、与调研员配合共同完成领导交办的各项工作任务。6、向各单位计划生育员布置专业工作。

考核与奖励1、本标准由办公室主任考核。

2、违反企业规章制度,按违规违制处理,并按有关规定落实考核。

3、未完成岗位责任或标准未达到,每有一项扣1-3分;对工作造成影响加重考核。4、专业管理工作发生失误,每有一项扣3-5分;对工作造成影响加重考核。5、例行工作、专业基础工作、向相关专业提供信息等未完成或质量未达到要求,每有一项扣1-3分;对工作造成影响加重考核。

6、领导交办工作,未按时限、质量要求完成,每有一项扣1-3分,造成影响加重考核。7、专业管理工作完成出色,受到领导表扬,加1-3分;运用先进管理理念或管理方法,提出改进工作意见或合理化建议,取得明显成效加3-5分;效果显着,实行重奖。相关说明:

1、本岗位责任及相关内容发生变化时,按程序要求及时组织修订、完善。2、本岗位负责的专业管理制度及基础工作列表附后。

5

附表2:

本岗位负责的基础工作

序号1 23 45 67 89

6名称

收文登记本发文登记本请示登记本用印登记台帐档案借阅台帐

冶金档案事业基本情况统计年报

完成时限

发生时发生时发生时发生时发生时

按上级专业要求

计划生育会议、工具发放、重点人、信访台帐随时

月份计划生育专业考核月报表季度定密工作统计表

每月25日前每季末

序号1

公文处理系统

名称完成时限

人员变动后

附表3:

负责的信息化系统维护工作

7

范文8:办公室文书档案管理员岗位责任制

首钢矿业物资公司办公室

文书档案管理员岗位责任制

编号:SGKYGL00726003301122006

直接主管:办公室主任生效日期:2006年6月1日

编写:文书档案管理员日期:2006年5月31日

审批:办公室主任日期:2006年5月31日

发放编号:12

1文书档案管理员岗位责任制基本概况

在办公室主任的领导下,负责物资公司机要文件、上级来文的登记、工作概要传阅、催办;公文格式把关、编号、文件归档、印章管理、档案的接收、室存档案的保管、利用等工作。兼管计划生育、房管房改专业管理等工作。1、《中华人民共和国档案法》

引用文件2、《首钢矿业公司办公室专业管理制度》。

3、与工作有关的其他制度

素质要求

1、党员,具有大专以上文化程度,取得国家级计算机一级B以上证书;2、掌握经济、法规、管理等相关专业知识,具有现代办公所需熟练操作技能;3、掌握各种常用企业公文拟写格式,了解企业经营管理的理论知识和本企业运营的基本情况;

4、掌握现代机要文书管理知识,具有一定的语言表达、文字写作、办事、实际工作经验。

岗位责任与标准

1、负责机要文件管理工作。做好机要文件的登记,在规定范围内及时传阅,按时间要求进行回收和清退,不发生因管理不当缺份和少页问题。

2、负责保密专业工作。按照国家、企业有关政策、规定,对企业有关秘密资料进行登记,严格管理,抓好保密纪律教育、预控、检查、建制、考核、基础六个环节,不发生泄密事件。

3、负责上来文、外来文的登记、领导呈阅、传阅、批示后催办、文件归档工作。做到归档材料及时、完整规范。

4、负责物资公司党委、行政、办公室公文编号、行文规范管理工作。按管理权限将文件进行归档,归档材料及时、完整,便于领导查阅,不发生丢漏失误。5、负责对日常收集到的重要资料,具有利用价值的按规定存档备查。

26、负责物资公司内部请示公文的格式把关和登记编号工作,格式符合要求,编号准确。7、负责车间、科室行文专业管理工作。车间、科室行文符合规范要求,做好指导、检查职责的落实。

8、负责印章管理工作。建立健全用印登记台帐,严格执行用印管理规定,用印有据率100%。

9、认真遵守国家法规、企业规章制度、标准及相关规定,提高执行力。10、按时、按质、按量完成领导交办任务。

例行工作1、每周一至周五做好各种上传公文的传送、用印工作。2、每日做好公司和外埠来文的接收、登记及传阅工作。3、每周一完成上一周物资公司上传请示公示工作。4、每日做好需归档文件的录入工作。

5、每月5日前完成个人上月岗位考核打分,上报主任。6、每月25日前完成办公室工资的录入工作。7、每日视情况开具有关计划生育方面的各种证明。8、每日视情况给职工办理房管、房改方面的各种手续。

9、每年5月底前完成物资公司党委、行政、办公室各类文件及外埠相关资料的组卷归档工作。

10、每月25日前上报计划生育专业考核打分表。11、每月30日前上报房管专业考核打分表。

12、每月15日前到房改办办理职工住房公积金审批手续。13、每半年完成计划生育情况统计报表,上报计划生育办公室。14、每年12月底前完成职工住房分析统计报表,上报矿业公司房改办15、每季末月20日前完成独生子女一次性奖励填报工作,并到计生办审批。16、每季末月向计生办上报独生子女一次性奖励审批表。17、每月5日到计生办参加专业会。

3工作程序

1、机要文件管理工作:

根据来文情况,到公司办公室取回,送领导传阅,并按时限要求退回。2、文书管理工作:

①收文管理。每天接到上来文、外来文后按份清点,根据内容和缓急程度分别进行收文登记、根据情况供领导呈阅、待领导批示、批转落实后按文书管理程序进行归档。②发文管理。每天根据领导签批后的发文稿纸按份、页进行清点检查,确定行文格式无误后分别进行发文登记、编号,待形成规范公文后进行缮印,并将领导签发的发文稿纸、文件底稿、清样一并按文书管理程序进行归档。

③内部请示管理。每天对车间、科室转来的请示事项审理单,进行行文格式把关,确定无误后进行登记编号,上传至矿业公司办公室。

④会知请示管理。每天对外单位转来的请示事项审理单,进行编号登记,送至相关科室进行审签,审签后呈主管经理批示后传出。3、印章管理工作:

①物资公司党委印章。使用物资公司党委印章需物资公司书记审批。

②物资公司行政印章。使用物资公司行政印章需物资公司经理、副经理、经理助理审批或经理授权人审批。4、计划生育工作:

①严格按照计划生育管理规定,办理各种手续、开具证明信。5、房管专业工作:

①严格按照房管专业各项规章制度开展工作。

岗位协作关系

4

办公室调研员

文书档案管理员

各处室及基层厂矿文秘人员

办公室其他人员

外部单位相关人员

说明:1、根据工作需要,与调研员共同完成领导交办的各项工作;

2、紧密配合办公室其他人员完成相关工作;

3、按办公室文秘专业管理需要,做好各单位专兼职文书人员的专业管理;4、根据工作需要,做好与相关厂矿、处室的协作。

考核与奖励

1、本岗位由办公室主任考核。

2、违反企业规章制度,按违规违制处理,并按有关规定落实考核。

3、未完成岗位责任或标准未达到,每有一项扣1-3分;对工作造成影响加重考核。4、专业管理工作发生失误每有一项扣3-5分;对工作造成影响加重考核。

5、例行工作、专业基础工作、向相关专业提供信息等未完成或质量未达到要求,每有一项扣1-3分;对工作造成影响加重考核。

6、领导交办工作,未按时限、质量要求完成,每有一项扣1-3分,造成影响加重考核。7、专业管理工作完成出色,受到领导表扬,加1-3分;运用先进管理理念或管理方法,提出改进工作意见或合理化建议,取得明显成效加3-5分;效果显着,实行重奖。相关说明:

1、本岗位责任及相关内容发生变化时,按程序要求及时组织修订、完善。2、本岗位负责的专业管理制度及基础工作列表附后。

附件:

本岗位执行的法律法规及企业制度

5序制度名称

号1 23 45 67 89

《中华人民共和国保守国家秘密法》《中共首钢总公司委员会保密工作制度》。《首钢矿业公司文秘专业管理制度》

1988年颁发首党发[2003]73号首矿发[1998]260号

文号首钢矿业公司关于转发首钢总公司党委保密委员会《关于印发<首钢领导干部保密工作责任制规定>首矿发[1999]35号的通知》的通知。

《首钢矿业公司请示公文规范(试行)》

首矿办发[2004]4号

《首钢矿业公司请示事项审理单受理补充规定》首矿发[2004]13号《首钢矿业公司关于进一步提高请示公文的传递、首矿办发[2004]9号审签效率规范请示公文处理程序的补充规定》计生专业起草下发的各种文件房管、房改专业起草下发的各种文件

6

本岗位负责的基础工作

序号1 23 45 67 8

名称请示公文登记台帐收、发文登记台帐计划生育台帐(5种)住房情况登记台帐印章使用情况登记台帐档案借阅台帐

随时填写随时填写随时填写随时填写随时填写随时填写

完成时限

7