文件收发管理制度

范文1:文件收发管理制度

山东益康集团(药业)公司

文件收发管理规定

一、目的

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作,提高工作效率,并明确管理职责;结合公司实际情况,制定本管理规定。二、适用范围

公司所有文件资料,包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。三、职责

公司所有文件资料,由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后,统一交公司办公室档案室归档保管,具体操作根据《档案管理规定》标准执行;四、发文管理规定及流程(一)发文规定

各类文件拟稿后进行审核签发。公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对,送公司主管领导核稿。以公司名义对外文件由行政副总经理核稿;各部门对外文件由分管经理核稿;公司各部门间的往来文件由行政副总经理核稿;公司各种一般事务性文件,由下发部门负责人核稿;公司各种规章制度由相关部门负责人、分管副总经理会审,总经理定稿。

其次进行会签、发送。文稿审核会签后,分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度,在行政副总

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经理、总经理署意见后,由总经理或董事长签发;公司一般事务性文件由分管领导签发,重要文件由副总经理以上领导签发。

经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿(含拟稿审核表)送办公室存档。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由办公室文员按年份依流水号码一文一号编列。

(二)发文字号编排1.以公司名义,加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式:

(1)公司简称的大写英文缩写(YK)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

(2)以公司名义发文,统一由办公室负责拟文及编号,经相关部门领导审核,董事长批准后发出;

(3)以部门名义,加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式:

发文部

发文字号编排

门名称

技术部 YKJS+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)质量部 YKZL+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)财务部 YKCW+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)经营部 YKJY+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)外贸部 YKWM+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)行政部 YKXZ+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)生产部 YKSC+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)

备注共2 页

工程部 YKGC+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数)

(三)文件分类

1.制度、规定:根据公司经营管理的实际需要,由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

2.决定:对重大事项做出的决定按排;

3.通知:发布或公布公司各项制度,传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.通报:表彰先进,批评错误,借以教育员工;传达重要精神或情况;

5.通告:在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;6.报告:下级向上级汇报工作,反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

7.请示:向上级部门请求请示、批准;8.批复:答复相关部门(单位)的请示;9.意见:对相关问题提出意见或处理办法;

10.函:相关部门(单位)之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门(单位)的请求批准和审批事项;

11.会议纪要:记载和传达会议情况。(四)发文格式

发文格式参照《山东益康集团(药业)公司公文规范及管理办法》执行。五、收文管理规定文件的接收,应依如下原则接收:

5.1检查文件的文本及附件是否完整,做好签收登记;

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5.2文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办;

5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位,接收时间,主送部门等;

5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理;5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。附表3:《文件收发登记表》六、附则本规定由办公室负责拟订及相关解析。

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山东益康集团(药业)公司

文件呈批表发文部门\\单位发文日期文件标题【内容摘要】

【部门审核意见】

【分管领导意见】

总经理审批

呈批经办:存档部门:

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文件编号拟稿人

附后:文件正文共6 页

文件收发登记表序

文件名称

文件编号

主题(内容)摘要

文件来源

文件接收接收日期

份数备注

发放日期

发放部门

文件发放份数

签收人

备注12 3 4 5 6 7 8

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范文2:文件收发管理制度

德鲁克咨询(济南)有限公司文件收发管理制度为使公司行文和收文处理规范化,制定本制度。

第一条经理办负责公司对外行文和公文的收发处理工作。第二条行文

(一)凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部室拟稿,经部室负责人初审后,送办公室核稿,经办公室核稿后送公司领导签发。重要文件需由公司领导审核,公司总经理签发。联合行文必须同时送有关部室领导会签,方可发出。

(二)经公司领导签发的文稿交经理办统一登记、分类编号。由拟稿部室打印、校对、装订,上行文由经理办发送并催办,平行文和下行文由拟稿部室分发。经理办负责审批在公司内网上发布有关文件。

(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)有关规定执行,行文流程按公司办公处理系统流程进行。

第三条收文处理

(一)所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我公司处理的公文),由经理办统一签收、登记、编号,送公司领导阅示或送有关部室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。经理办负责人根据文件内容和规定的传阅范围,提出办文意见,送公司领导批示或交有关部室阅办。需要办理的公文,经请示公司领导后办理,经理办根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件,经理办应立即将文件送交公司领导批阅。领导不在时,经理办应根据文件内容及时限要求,交相关业务科室或人员办理。事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过公司内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。第四条有关要求

(一)收发文件必须设立收发文件登记本,履行登记签收手续,收、退文件,要专人负责,其他人不得随意拆封,绝密件要二人随行。

地址:济南市高新区汇展国际花园9层德鲁克咨询(济南)有限公司(二)必须按规定范围组织阅读文件,并在办公室内进行,秘密文件当场阅后收回,不得擅自扩大阅读范围和带出公司阅办。

(三)借阅文件,必须经过批准,并办理借阅手续,依时退还,秘密文件不准摘抄。(四)秘密文件必须存放在有安全保密设施的保险柜、文件柜内,用后放柜加锁,关好门窗。

(五)复制秘密文件,必须经过请示批准,由文件保管人员复制后交使用者,复印件与原件同样管理。

第五条本制度由公司经理办负责解释,自经理办公会议审议通过后实施。

地址:济南市高新区汇展国际花园9层

范文3:文件收发管理制度

文件收发管理制度

为充分发挥公文的效用,保证公文上传下达、及时准确,制定本制度。公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知(以下统称“文件”)等公文,均由办公室机要文书负责登记和保管。

一、收文

1、文件登记。收到文件和信件要及时启封,并按密文和一般文件管理规定,进行分类、编号、登记。

2、文件传阅。文件登记后,及时按规定程序呈送领导审批,并根据领导批示,进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件,必须随收随送,尽快送到有关领导和部门;其他文件亦要抓紧传阅,一般不超过一星期传阅完成;要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作,按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅,部门传阅完毕后,要及时返还公司机要文书室。

4、密级文件、资料,必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送;密级文件要在当天内阅读,下班前交回公司机要文书保管,以确保文件的安全。

二、发文

1、认真做好登记和编号工作,按照发文规定和要求,编订文号,并审查审批程序是否完备。

2、按规定,为公司制发的文件盖章,并保留公文底稿和一份文件存档。三、规范文件管理1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作;一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。

2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后,各部门应主动、及时退还,不得自行存放,如工作需要可保留非密级文件复印件以备查;文书对逾期未退还文件要及时追回;按保密部门规定和要求定期清退秘密文件;做到及时传阅,保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

3、公司印发剩余的文件材料,以及没有保存价值需要销毁的重要资料,各部门要统一送到公司机要文书室,由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁,确保公司秘密。

4、做好文件的立卷归档工作。年度终了,文书要将收发文件收集整理后,及时保管归档,对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷,并及时归档。

编号 YCQ---04序号文件资料名称文件编号受控号编制部门发布日期实施日期发放部门收件人备注1