03公司文件收发管理规定

范文1:03公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

1.0目的

规范文件的收发处理工作2.0适用范围

适用于公司各部门的文件收发管理工作3.0职责

办公室负责公司文件收发的管理工作,重要的文件处理由总经理负责审批4.0公文办理要求

4.1行文要符合上级指示精神、反映实际、表达准确简练、格式符合规定,各部门向公司请示问题,应一文一事

4.2发文应由部门领导签发,公司各职能部门在各自职权范围内可以以部门名义向下行文,部门间必要时可以联合行文。

4.3公文办理要迅速,事情办完报告结果,各部门请示报告紧急问题,应尽可能短期内答复,特殊情况由办公室予以说明。

5.0收文处理:包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。5.1

收拆:封套上写明给本公司收启的文件由办公室拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封。拆封时应取净封内的文件及附件,保持文件的完好,急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门主管拆封。

5.2登记

5.2.1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文,都要登记;各种无机密性的出版物、一般性的简报、资料、告之性广告等无须进行登记。

5.2.2

办公室职员将文件登记在《收文登记表》内,内容包括:总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文日期、份数、备注等,及时登记,不错登、漏登。

5.2.3登记时要将收到的文件编列总流水号,每年编一次;需要办复的文件,还要填写《公文处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理;字迹要清晰整洁;

5.3拟办和批办

共3 页

5.3.1办公室主管对收文如何处理提出拟办意见,供总经理裁决,如果来文内容专业性很强,也可以交由相关部门主管拟办;拟办意见要准确恰当,明确具体,切实可行,简明扼要。

5.3.2总经理针对拟办意见做出批办意见,对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方,应加以补充和修改;要求几个部门合办的,应指明主办部门;需要传阅的,写出传达范围;如果拟办意见由两种以上方案,批办时应有所裁决。

5.45.4.1

承办和传阅

承办是以实际行动落实收文内容,如整理文字资料、召开会议、电话联系等。承办时应认真阅读来文和批办意见;属本部门独立承办的,要及时认真办理,不能推委、拖拉;由本部门主办的,应主动与有关部门协商,整理、综合协商意见,报送领导审批。

5.4.2传阅工作由办公室办理,对部门主管应优先安排阅读;传阅范围要适当,不能随意扩大或缩小;各阅读人收退文件均应直接与办公室联系,公文不横传,切不可在阅读人之间传递和交接;阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

5.5催办:办公室对承办情况进行监督检查,对紧急或重要公文要及时催办,对一般公文要定期催办,切防延误或漏办,要向上级及时反馈办理情况,一时不能办理的要主动向有关方面说明原因,催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办等。

5.6归档:文件办理完毕后,由办公室职员按《档案管理标准作业规程》办理归档工作。

6.0发文处理:包括交拟、撰写、审核、签发、装订、盖章、发放等一系列工作。6.1

交拟:主管将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员;拟稿人员接受任务后,领会意图、提炼观点、选择材料、安排结构;如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

6.2撰写和审核(正规文件须打印)

6.2.1拟稿人撰写时应注意不得与国家法律、法规相违背;把握各种文书的写作特点、规律和方法;坚持观点与材料相统一。

6.2.2交拟人审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟意愿;所提的措施或方法是否可行;共3 页

所规定的步骤和期限是否恰当;主送和抄送单位规定是否恰当;文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

6.2.3办公室主任审核文稿体式和格式是否完备、规范;所用文种和名义是否恰当;文件的密级和紧急程度是否恰当;文字表达是否通顺、清晰、严密。符合标准的,报总经理审批,不符合的退回拟稿部门。

6.36.3.1

签发和装订

总经理对签发的文件负有完全责任,同意签发的,注明“同意发文“字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还办公室重新撰写。

6.3.2总经理签发的文件,由办公室进行装订。6.46.4.1

盖章和发放

办公室依据总经理签准的意见加印:总经理未签准的公文一律不能盖章;盖章的份数严格按照文件要求印发的份数盖章;须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

6.4.2发放工作要迅速、准确、安全,办公室依据发送范围发放文件,并落实收到情况;重要文件接收方须签收;次年1月底将当年所发文件底稿归档保管。7.0考核规定

本制度自起正式实施,公司办公室负责本制度的执行检查,凡有违反本制度者,每发现一人次,视其情节轻重,扣罚当事人薪金10~50元。8.0附件

8.1附件1《收文登记表》8.2附件2《公文处理单》8.3附件3《文件资料签收单》

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范文2:公司收发文签批权限管理规定

收发文签批权限管理规定(试行)

一、收文(一)党委文件1、报党委书记签批文件

(1)集团公司转发市委重要文件①市委领导批示;

②重要事项决策和安排的文件;

③要求主要负责人参加的市委重要会议通知;④市委会议纪要;

⑤市委领导视察、各类检查等重要性接待工作通知;⑥市委目标任务通知;

⑦有关党内法规、干部任免、传达上级机关指示的各项通知。(2)集团公司转发市国资委党委文件

①布置工作、提出开展工作原则和要求相关通知;②规范党组织工作、活动和党员行为的各项规章制度;③商洽工作、询问和答复问题的重要性函件。(3)集团公司文件

①布置工作、提出开展工作原则和要求相关通知;②党群机构设置、调整、人员编制等方面决定及通知;③党员干部考察、考核、任免、政审决定。2、报党委副书记签批文件(1)集团转发市委一般性文件(2)集团转发市国资委党委文件

①表彰先进、传达精神、交流情况等的通报;

1②商洽工作、询问和答复问题的一般性函件。(3)党委的其它文件(二)纪委文件1、报党委书记签批文件

纪检与监察工作的规定、决定、通报、会议记录、纪要等。2、报纪委书记签批文件

(1)一般性信访、维稳工作文件;(2)纪检与监察工作计划、总结。(三)行政文件1、报董事长签批文件(1)证券监管机构文件

(2)集团公司转发市政府重要文件①市政府领导批示;②有政府领导批示的信访;

③要求主要负责人参加的市政府重要会议通知;④市政府会议纪要;

⑤市政府领导视察、各类检查等重要性接待工作通知;⑥市政府目标任务通知。

(3)集团转发市级各部门、各区(市)县文件①对兴蓉各类请示事项的批复;②市国资委对兴蓉的人事任免通知;③各类资金计划安排通知;

④各类审计通知、报告、征求意见书及法律事务相关文件;⑤各类目标任务;

⑥政府投资项目计划、重点项目计划及调整计划;⑦城建资金资金计划;

2⑧资金拨付相关文件;⑨外事工作相关文件。(4)集团公司重要性文件

①集团公司重要事项和安排的文件;②集团公司对股份公司有关事项的回复意见;③各项目标任务。(5)各子公司重要性文件①境内、外投资请示;

②组织机构设置、撤并、名称变更、岗位职责设计、人员编制、印章刻制等各类请示或报告性文件;

③项目建设招、投标、比选等相关报告;④固定资产新增、处置、调拔等文件。2、报总经理签批文件

(1)集团公司转发市政府一般性文件①市政府政府令;②工作总结工作安排通知;

③要求分管领导参加的各类会议通知;④除董事长签批外的其它相关文件。

(2)集团公司转发市级部门、各区(市)县文件①监事会工作相关文件;②各类调研、监督检查会议通知;③会议纪要;

④各类意见、条例、规定、通报等规范性文件;⑤各类表彰奖励文件;⑥公益事业相关文件;⑦一般性接待工作文件。

3(3)集团公司一般性文件①各类调研、监督检查会议通知;②会议纪要;

③各类意见、条例、通报等规范性文件;④各类表彰奖励文件;⑤公益事业相关文件;⑥一般性接待工作文件。

(4)各子公司一般性的请示、报告性文件3、报分管领导签批文件

(1)集团公司来文已明确分管领导阅办文件;

(2)已由董事长或总经理签批并明确分管领导牵头办理的相关工作后续文件;

(3)分管业务范围内的一般性文件;4、行政综合管理部部门负责人签批文件

(1)需要公司高管及各部门传阅的集团公司及外单位一般性文件;(2)已有明确承办单位、部门或责任人的集团文件。(四)工会、共青团文件分别报工会主席、团组织负责人签批。二、发文(一)党委文件1、党委书记签发权限

(1)报集团党委的重要性文件,及回复下级单位党委重要性文件;(2)规范党组织工作、活动和党员行为的各项规章制度。2、党委副书记签发权限

(1)报集团党委、公司党委一般性文件;

4(2)回复下级单位党委一般性文件。(二)纪委文件1、党委书记签发文件

纪检与监察工作的决定、通报、会议记录、纪要等。2、纪委书记签发文件

(1)一般性信访、维稳工作文件;(2)纪检与监察工作计划、总结。(三)行政文件1、董事长签发权限

报集团公司或外单位的请示、报告类等重要性文件;对子公司重要性请示的批复。

2、总经理签发权限

报集团公司或外单位的请示、报告类等一般性文件;对子公司一般性请示的批复;分管领导权限范围内的重要性文件、资料。

3、分管领导签发权限

公司内部分管业务范围内的一般性文件和资料。(四)工会、共青团文件1、工会主席签发权限报各级工会组织相关文件。2、共青团负责人签发人权限报团组织相关文件。

5

范文3:文件收发及保密管理规定

青岛维思佰特工业科技有限公司[管理文件]编号:WISIN-QWGL2016文件收/发及保密管理规定

一、文件收发管理

1、文件签收(含外来文件)

1.1签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

1.2签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。1.3签收文件应签写姓名并注明时间。

1.4文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在“文件发放/回收记录表”上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文部门或单位、文件标题。参加各种展会、培训、会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交管理部保管,个人不得存放。2、文件的阅批与分转

重要文件或急件应立刻呈送分管副总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,电子版文件利用QQ、邮件传达后如收件人没有及时审阅,发件人需要电话提醒收件人确认。3 、文件下发的管理

3.1管理负责文件的上报下发,非经分管副总经理同意,各部门不得以公司名义发送正式文件。

3.2各职能部门需要发文,应草拟文稿。文稿编制完成后,拟稿人详细写明文件标题、发送范围、拟稿人。

3.3部门负责人核稿并签字,管理部负责人进行审核,分管副总经理批准。3.4发文时,应在收/发文登记表上登记。4、文件的立卷归档。

4.1文件归档工作依照《档案法》和公司档案管理制度及时整理(立卷)、归档。4.2存档时,要求把文件的正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

4.3坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。5、文件的销毁

见《文件和记录管理控制程序》的销毁规定章节。6、其他文件收发管理规定见《文件和记录管理控制程序》。二、密级

青岛维思佰特工业科技有限公司[管理文件]编号:WISIN-QWGL20161、保密范围和密级确定

1.1、本公司秘密包括本规定的下列秘密事项:1.1.1公司重大决策中的秘密事项。

1.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

1.1.3公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。1.1.4公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。1.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。1.1.6公司自主开发的产品图纸、技术资料、报价等信息。1.1.7公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。1.1.8外来机密文件。

1.1.9其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。1.2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密:是最重要的秘密,泄露会使企业的权力和利益遭受特别严重的损害;机密:是重要的秘密,泄露会使企业权益和利益遭到严重的损害;秘密:是一般的公司秘密,泄露会使企业的权力和利益遭受损害。2、公司密级的确定

2.1公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。2.2公司的规划、财务报表、技术资料、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。

2.3公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。2.4属于公司秘密的文件、资料,应当依据规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。三、保密措施

1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由财务中心和人事行政部分别执行。2、对于密级的文件、资料和其它物品,必须采取以下保密措施:2.1非经总经理或分管副总经理批准,不得复制和摘抄。

2.2收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施。2.3在设备完善的保险装置中保存。

3、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。

青岛维思佰特工业科技有限公司[管理文件]编号:WISIN-QWGL20164、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:4.1选择具备保密条件的会议场所。

4.2根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。

4.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4.4确定会议内容是否传达及传达范围。

5、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。

6、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告管理部,管理部接到报告,应立即做出处理。7、公司员工应做到“不该问的不要问,不该说的不要说”。四、保密责任与处罚

1、出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资10元以上500元以下1.1泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的。1.2违反本制度规定的秘密内容。1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。

2、出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失,情节严重者,直至追究其法律责任

2.1故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的。2.2违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。2.3利用职权强制他人违反保密规定的。3、秘密泄露:依据奖惩办法酌情处理。

编制:审核:批准: