公司档案管理制度及档案管理员制度(详细)

范文1:公司档案管理制度及档案管理员制度(详细)

公司档案管理制度一、总则

1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及各部门档案管理。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、公司企管部负责档案资料的归档督促和日常管理工作,制定明确的档案管理员岗位职责。3、公司档案应按标准规范进行分类,并建立有规范的档案编号和标签,电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的档案管理员,规范各部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理,档案管理员必须严格履行职责。

2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或黑色中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

4、档案盒(袋)表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

(二)分类

1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类、制度类、文件类、合同类等)。2、公司档案大致分为以下几类:

(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;

(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件(各部门记录文件);(3)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种;(三)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,应编制《记录清单》(《文件记录程序》表格,编号R-035),将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《记录清单》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限

(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间排序。

(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年、3年、6年不等。详见《附件2:记录分类及保存期限》(《文件记录控制程序》附件2)。

(三)各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整。

(五)按归档要求进行装订、编号。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理(一)发放

文件编制部门将审批会签后的文件交与企管部档案管理员,由档案管理员进行发放,发放时应登记《文件发放登记表》,并对电子版本进行电脑存盘。(二)接收

各部门接收文件时,应在《文件发放登记表》上签字,并由档案管理员及时填写更新本部门使用文件的《记录清单》。各部门每年底应将清单副本报企管部备案,如内容没有变化,应通知企管部。(三)借阅1、借阅手续:

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应向档案管理员借阅,经办人必须在《文件借阅/复制登记表》(《文件记录程序》表格,编号R-031)上签字,并注明借出日期,以备及时催还。

(2)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

(四)销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《文件记录增/改/废清单》(《文件记录程序》表格,编号R-033),报部门负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《文件记录增/改/废清单》需注明:销毁档案目录、销毁原因、销毁经办人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本部门负责人。《文件记录增/改/废清单》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。(五)移交

1、需要进行移交的档案,需报部门负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。2、移交前,进行清点;移交后,在《记录清单》上签字。(六)保密1、兼职档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

2、爱护相关设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则

(一)本制度是对《文件记录控制程序》(ISO9000程序文件)的补充,涉及表格均为《文件记录控制程序》所包含的表格。

(二)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。(三)本制度自印发试行之日起执行。

XXXXXXXXX公司

2013年7月1日

附录1兼职档案管理员任命及岗位职责经公司研究决定,现任命市场营销部XXX、工程部XXX、采购部XXX、品质部XXX、财务部XXX、生产部XXX、XXX、XXX、研发技术部XXX、企管部XXX为相应部门兼职档案管理员,负责本部门相关档案管理工作。具体工作内容如下:

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。

4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。

5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理,编制或更新《记录清单》(《文件记录程序》表格,编号R-035),做好文件索引,以便查找。

注:此次的兼职档案员除了具备以上的专业素质,还需熟悉和了解相关历史文件材料的分类、数量和内容等,具体的工作细节随时与企管部沟通。兼职档案管理员每月补贴XX元,各部门根据各自情况分配工作。

XXXXXXXXX公司

2013年7月1日

附录2:记录的分类及保存期限

生产部

下列记录应在终止后保留3年

公司下发文件、通知培训记录

设备维修保养记录

不合格品处理记录(包括纠正预防措施记录)生产任务单

合同/订单评审表无源水表地址码记录

仓库出、入库记录(原材料、产成品、消耗品等)发货记录

半成品检验记录车间巡检记录产品月统计数据计件工资核算成本核算客户档案产品档案设备档案工艺文件作业指导书程序文件

下列记录应在终止后保留6年

下列记录应在终止后长期保存

研发技术部

下列记录应在终止后保留3年

公司下发文件、通知研发部技术档案:作废回收文件

下列记录应在终止后保留6年

工作联系函

程序刻盘记录合同/订单评审表设计开发计划书设计开发任务书设计开发信息联络单设计开发评审报告设计开发验证报告新产品鉴定报告文件接收清单

程序文件及受控文件三包产品处理单研发部技术档案:图纸类产品类实验记录会议记录

下列记录应在终止后长期保存

品质部

下列记录应在终止后保留3年

不合格品处理记录公司下发文件、通知产品月统计数据仪器仪表校准数据检验记录

供方质量反馈单

下列记录应在终止后保留6年

下列记录应在终止后长期保存

产品检验入库记录

顾客投诉、三包和退货记录程序文件及受控文件

财务部

下列记录应在终止后保留3年

公司下发文件、通知财务报表

各类凭证

总账、各类明细账银行对账单会计移交清册

程序文件及受控文件营业执照副本

增值税纳税人资格证书税务登记证贷款卡登记簿

下列记录应在终止后保留6年

下列记录应在终止后长期保存

企管部

下列记录应在终止后保留1年

会议活动类:

会议纪要、会议签到培训纪要、培训签到文体活动筹备文案、策划文件记录类:通知通报

外来文件记录(按实际情况而定)招聘记录

员工档案类:

员工身份证、毕业证、学历学位证及其它证件复印件员工考核表员工合同保密协议

公司与员工签订的其它合同文件记录类:聘任记录

公章、证件管理记录员工满意度调查表

ISO9000文件及评审(内、外审)记录:程序文件相关表格内审记录外审记录管理评审记录

职工薪酬、福利记录:工资记录

住房公积金记录社会保险记录绩效考核记录企业文化类:

文体活动照片、音视频资料职业资格证书内审员资格证书

安全管理人员资格证书组织机构代码证

下列记录应在终止后长期保存

营销部

下列记录应在终止后保留3年

公司下发文件、通知发票、发货记录表文件发放回收记录礼品领用记录发票交接记录车辆使用记录借阅文件记录退货通知单

合同/订单评审表发货通知单三包单

电话合同记录客户来电记录客户信息反馈单合同台账合同

顾客档案收货回执单客户通讯录营销规定

顾客满意度调查表投标书专利证书营业执照正本生产许可证

计量器具批准证书荣誉证书、牌匾程序文件及受控文件

下列记录应在终止后保留6年

下列记录应在终止后长期保存

采购部

下列记录应在终止后保留3年

合格供方清单(一年一更)价格审批单

公司下发文件、通知退货单采购订单采购审批单用款审批单付款审批单让步放行审批单

供应商合同

供应商提供的损失补偿协议供应商质量数据程序文件及受控文件

下列记录应在终止后保留6年

下列记录应在终止后长期保存

工程部

下列记录应在终止后保留3年

工程出差派工单成套系统测试单公司下发文件、通知施工方案售后服务单安装调试记录

程序文件及受控文件

下列记录应在终止后长期保存

范文2:《公司档案管理制度细则》

《公司档案管理制度细则》

为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。一、总则(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。

(三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责

(一)公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为:1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。(二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是:

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理(一)公司编制文件材料的归档范围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个方面:1、行政部:

A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等;

B、与总部及其他单位往来发文; C、行政管理方面,包括:1)办公用品管理、采购、出车及维修记录等;

2)日常管理方面的员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等;2、人资部:

人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部:

A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等; B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同; C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等; D、市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部:

仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。5、客服部:

主要包括客户档案、工程保修、维修派工等;客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。6、装备部、工艺部、数字部:

主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。

其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。7、财务部:

主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面的固定资产核算、费用申请等8、市场部:

有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室,以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

(二)归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:文件等级

一级秘密文件二级重要文件

文件类型

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策,与总部及其他单位往来发文,人事方面的各种文件,财务报表、账册、资产核算,合同及司法文书等。会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等

员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单,仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管,档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁,后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。

保管期限

永久五年以上

三级普通文件

三年(三)档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法,便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为:

行政部:XZ 人资部:RZ 客服部:KF 装备部:ZB 工艺部:GY 数字部:SZ 市场部:SC 财务部:CW 企划部:QH 仓管部:CG 3、工程项目命名。以上七部门(主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门)凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别,

以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例,其项目大类编号为:201506(日期)-KZG(馆方中文缩写头字母)-FF70(项目简称头字母)-#(文件编号)。

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一,对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形,靠右为公务编码,一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。

以财务部为例:编制方法:201603-CW01-XXX(2014年6月份财务报表)其中201601为日期,CW为财务部编号,01为财务部制定的代表财务报表的内容(02为财务凭证等等类推),XXX为其他编号。

(四)归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整,层次分明,符合其形成规律,能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的,应将档案材料归入同一案卷中;不涉及项目工程的,先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成的年度(跨年度的规划计划,可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;统计报表、预决算归入针对年度)。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格,拟写案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊,对较大的纸张应折叠,并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程(一)归档时间。

各部门不涉及工程项目的材料,应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的(一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料),应在每月底之前首先整理归档;

凡材料按季度或年度整理的,应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料,应在工程全部竣工后一周内进行首先归档,各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室,归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。(二)档案移交。

各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室;涉及项目工程的,各部门首先归档后,由部门主管签字并统一交客服部整理,客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后,填写《档案移交清单》,双方履行签字手续,办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求,财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管,暂时不移交档案室。五、档案保管与统计

(一)公司设置专用档案库,具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

(二)建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅管理

(一)总经理办公室根据工作需要,编制必要的档案目录、索引等检索工具,编辑档案文件汇编各种参考资料,积极主动开展档案利用工作。

(二)建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的,借阅时间不超过一周,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅普通文件的,需填写调档单,经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的,借阅时间不超过三个工作日,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅重要文件的,需填写调档单,经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的,借阅时间不得超过一个工作日,原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的,需填写调档单,经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。

(三)借阅档案人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改,未经批准不得复印档案。

(四)调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密,不得泄漏资料内容,不得遗失。借阅后需按时归还,如需延长借阅的,必须通知总经理办公室主管人员,并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁(一)根据不同档案材料的分级及保管期限,结合实际情况,总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。

(二)定期对于已到期的档案进行鉴定,鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下,由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组,具体负责档案的鉴定工作。

(三)凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案,应登记造册,经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时,必须有两人在场负责销毁,并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。八、档案保密(一)总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案,妥善保管尚未整理的档案材料,不准随意堆放,以免造成丢失、损坏和泄密。

(二)不准向无关人员提供或泄漏档案内容;不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料;不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

(三)档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案,不准擅自带人进入档案库。

(四)集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案,不得做他用。(五)发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导,当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理。

范文3:公司档案管理制度及流程

公司档案管理制度及流程一、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责

(一)办公室:

1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。

5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。(二)其他各部门相关人员:

1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室;2.定期向办公室移交本部门档案;

3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;四、工作程序

(一)档案资料的收集

1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。

2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公室移交。

3.档案资料的日常管理:

⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。4.档案借阅:⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出;

⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;

⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;

⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;

5.档案销毁:

⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。

⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。

(二)档案管理细则1.档案资料的归档范围:

⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

计划、核准文件、证书等文件;

⑶公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

⑷重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料;⑸公司及各部门的工作计划、总结、报告等;

⑹反映公司经营和管理的专业文件材料,如拍卖会资料及铺位合同等;⑺财务档案资料;

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

⑾本公司的历史沿革及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;⒀各种实物档案;

⒁其他具有利用和保存价值的文件资料。2.档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。⑵一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,办公室以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。

3.档案资料的归档时间⑴即时归档

下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档: a)公司规定的密级文件;

b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等; c)合同、协议书等正本及过程资料; d)其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档

a)各部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案移交清单交办公室; b)各部门每年底归档上年度文件与资料,并移交公司办公室;⑶电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年底必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集,办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

4.档案交接

部门内档案交接:部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门经理核实无误后签字,办公室主任见证。

5.档案移交公司的流程

⑴经办部门检查文件或档案,编制移交清单;

⑵办公室根据移交清单,查收案卷与文件,并与各部门每月提交的档案清单核对;

⑶档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;

6.档案保管⑴档案编号

⑵档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

⑶档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

⑷档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。

⑸档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和各部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

⑹建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。五、附则:本办法由公司办公室制定并负责解释。