办公费用管理办法

范文1:办公费用管理办法

陕西延长石油集团横山魏墙煤业有限公司

办公费用管理办法

第一章总则

第一条为规范公司办公费用的管理,在保证日常办公需要的同时节约办公费用的开支,特制定本办法。

第二条本办法的办公费仅适用于个人办公或低值易耗用品、公用办公用品等经费。

个人办公或低值易耗用品:笔、笔芯、订书针、回形针、信纸、信封、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本等。

公用办公用品:打印纸、订书机、计算器、档案袋、凭证打印纸、三或四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格、打印机、复印机零部件更换等。

第三条综合办公室负责定点供应商确定,负责办公用品的采购、入库、实物管理、出库,负责办公用品和耗材的定期盘存并向财务资产部提供盘存报告,负责办公用品费用报销。

综合办公室在选定供应商时,应通过多种途径确保办公用品优质保量。

第四条财务资产部负责办公用品费用核算和账务处理,并进行办公用品盘点进行监盘,负责与综合办公室一起进行账实核对。

1第五条公司各部门负责在部门费用额度内提交每月办公用品需求计划。

第二章办公用品采购及发放程序

第六条各部门根据办公用品费用额度标准和员工需求于每月前填报《____年____月份办公用品购置计划申请》(见附件1)经部门负责人、分管领导签字后报综合办公室。第七条综合办公室对各部门计划汇总后报公司负责人审批确定采购计划。

第八条综合办公室采购人员根据确定的定点供应商电话联系进行办公用品采购并要求对方开具增值税专用发票或普通专用发票。原则上各部门不得自行购买办公用品和耗材,特殊情况下需要自行采购的须经过分管领导、公司负责人的同意,否则财务资产部不予以报销。

第九条办公用品采购到位清点后,综合办公室通过系统打印《办公用品入库单》办理入库手续。

第十条各部门于办公用品购入并办理完成入库手续之后,至综合办公室领取计划内的办公用品。原则上每个部门只能领取部门计划内的办公用品,综合办公室在发放办公用品时应进行计划核实,对于计划外的不予发放。

2第十一条综合办公室发放办公用品之后根据实际出库情况填写《办公用品出库单》,并于次日将《办公用品出库单》交财务资产部作账务处理。

第三章办公用品和耗材盘存

第十二条综合办公室负责每月26~27日对办公用品进行盘点,财务资产部派专人进行监盘。第十三条盘点结束后,综合办公室负责将盘点结果与入库、出库和结存帐目进行核对,提交办公用品盘存报告(主要对查明账实不符的说明原因)。

第十四条次月5日之前,财务资产部须将办公用品账表与综合办公室的实物帐目进行核对,并进行出入库分析、结存差异分析,确保零库存。

第十五条盘点发生盘亏情况的,经综合办公室与财务资产部联合查实后,确因保管人员管理不善造成的短缺,由保管人员按采购价格承担赔偿责任;对于由客观原因造成的盘亏,报财务总监、公司负责人批准后,作为资产损失进行帐务处理。

第十六条盘点发生盘盈情况的,经综合办公室与财务资产部联合查实后,打印《办公用品入库单》办理重新入库手续后进行帐务调整。

第四章费用管理规定

3第十七条综合办公室须关注市场价格,同时要定期对供应商进行评估甄选,适时变换或更换,以确保购置办公用品质优价廉,控制费用支出。

第十八条各部门在制定计划时应按人员增补需求将新增员工的办公用品列入计划表,新增员工的办公用品需求费用单独计算,不计入部门费用额度标准。

第十九条公用办公用品费用采取年度总额控制的方法进行费用支出控制管理,即每年年初综合办公室与财务资产部对各部门办公用品费用额度进行协商确定后,经公司负责人批准下发执行。对于各部门公用办公用品费用支出超出年度标准,须由部门提出额度调整申请,报分管领导、公司负责人批准后方可执行,否则不得超额进行费用支出。第二十条财务资产部应根据综合办公室的数据每月将各部门办公用品支出情况和进度向各部门通报,以协助各部门进行费用控制。

第二十一条综合办公室每年年初向各部门公布一次各办公用品的采购价格,以保证各部门按公用及个人办公用品额度提交需求计划。

第二十二条对于常用或更换频率较高的办公用品品种设置一至两个常用计量单位的库存作为安全储备,以备不时之需。

4第五章违规处理

第二十三条对于各部门未经公司负责人批准而超费用标准提报办公用品需求计划的,综合办公室有权不予采购,并要求责任部门按费用标准重新提报计划。

第二十四条综合办公室进行办公品发放时未按计划发放造成费用超支的给予相关责任人经济处罚。

第六章附则

第二十七条本办法自下发之日起施行,由综合办公室、财务资产部负责解释。

附件:

1、____年____月份办公用品购置计划申请附件1:

____年____月份办公用品购置计划申请

申请部门:序号1 23 45

名称规格

单位数量

备注5

范文2:办公费用管理办法

办公费用管理办法(试行)

为了加强内部管理,严格控制办公费用的开支,结合集团实际,制定本办公费用管理办法。各单位项要认真按照本办法相关规定,进一步修订本单位办公费用管理办法,严格控制办公费用,压缩开支,节约成本,以提高企业效益。一、办公费实行包干制度,以季度为考核周期,季度内费用可跨月使用,但节约的费用不能跨季度使用,季度内总费用包干,超支自负,节约归公。

二、办公费项目中除已注明金额的,其他办公费原则上按每月人均20元核定,包括个人使用的笔墨纸张等所有零星低值易耗办公用品。费用随人员的增减变动相应调整。

三、购买办公用品由各部门根据具体工作需要,安排人员自行购买并开具正规发票,每月末经相关领导签字后到财务部门报销。各部门应建立健全办公用品采购使用台账,提前作好购买计划,以满足办公需要。四、办公费用指日常必须的办公用品费用,特殊情况须另提出书面申请由集团领导特批后方可购买,各部门负责的集团公用的物资,如出门证考勤表、磅单、工资单等年初制定采购计划经集团领导批准后招标统一印刷或采购,不列入单位办公费用。

五、电脑、打印机的维修费用不列入办公费内。由信息管理办公室归口统一管理,费用单独考核。

1本规定从12月份起执行,希各部门共同遵守,如有违反以上规定者,财务部门有权拒绝报销。

附件:日常办公费用月标准表。

日常办公费用月2 标准表

部门集团办人力资源处

工会企管处审计处财务处资金管理办公室生产设备处安全环保处技术中心信息管理办公室招标管理办公室化工研究所企业文化研究会驻外管理小组物业公司煤炭供应公司

合计人数低值易耗品清扫用具接待用品打印纸其他用品合计114 78 12+32343 86 185 54 45 633+1718922080140160390680601601203601001008080100120740352060303030609030303060303030303030905103606012060606060606012060606012012060601560100505010050100505050505010050505050501100606060606060606060606060606060606010207702804004106409302603603206203003502803403603209407880以上预算说明:1、管理人员日常使用低值易耗品按每人每月20元计。2、接待用品包括茶叶,纸杯等,按集团副总以上每人,其他每部门每月60元计。3、清扫用具每月每部门10人以下30元,10至20人60元,20人以上90元计。4、打印纸每部门每月50元,特殊部门适当追加。5、其他公用损耗品每部门每月60元。6、审计处仓库每月按150元核定。7、以上不包括电脑,打印机维修费用。电脑打印机维护保养升级由信息办归口管理。费用单独考核。

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范文3:办公费用管理办法

办公费用管理办法(试行)

一、目的

为保障正常办公秩序,规范办公费用管理,特制定本办法。二、适用范围

办公用品(资产)、低值易耗用品及行政办公相关工作保障经费的计划、开支、报销管理。

(一)日常办公用品

纸张、笔墨、软面抄、笔记本、票夹、账夹、账页、印泥(油)、胶水、信封、信笺、大头针、回形针、订书针、日历、卷宗文件夹、橡皮擦、N次贴、扫把、拖把等日常办公用品。

(二)办公用具

办公用桌、椅、凳、柜、电话机、计算器、装订机、订书机、绘图仪、绘图板、保险柜、打印纸、订书机、档案袋、打印机和复印机等办公用具用品及耗材。

(三)专业印制品

专业印刷装订的申报材料、可研报告、接待手册、宣传画册、宣传广告、凭证专用、会议用品等开支。

(四)办公用水、用电、用气、光纤网络及电话通讯费等开支。

(五)办公设施设备维修维护开支。(六)保安保洁及环境绿化费用开支。

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(七)其它行政工作保障性经费开支。三、职责

(一)行政部门负责本单位办公费用管理。1、制定年度行政办公费用预算方案;2、择优选择定点供应商,签订《购销合同》;

3、承办办公用品的计划、采购、入库、发放、盘存、结账、报账等事务工作。

4、负责对办公设施设备维修维护管理。

(二)各部门只负责提交本部门办公用品计划,且对本部门办公用品的安全使用负责,原则上不得自行办理其它事务。确需自行办理的,须经行政分管领导批准,否则不予报销。

(三)集团公司驻外各部门的采购与使用管理自行负责。(四)财务部门负责办公费用的核算及账务处理。四、采购、发放

(一)各部门根据办公费用标准,每月25日前填报下月《办公用品购置计划表》(见附件1),部门负责人审核签字报行政部门。(二)行政部门汇总、审核采购计划报主管领导审批。(三)凭批准计划通知定点供应商供货并提供合法票据。(四)采购品入库时填《办公用品入库单》,作为报账附件。(五)月初各部门填《办公用品申领表》(见附件2),部门领导审核后到指定处领取。

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(六)对外邮寄信函、包裹等快件由行政部门或指定部门经办人统一办理,相关费用凭票据实报销。

(七)业务部门需在外印刷、复印、制作工作表格、账卡、名片等,须将部门领导审核后的样品交行政部门统一办理。

五、盘存

(一)每季度末进行办公用品盘点,财务部门派人监督。(二)盘点结束3个工作日内,库管员提交盘存统计表,对发现问题要说明原因,及时整改。

(三)盘点结束10个工作日内,财务部门与行政部门对上期办公用品盘存情况进行帐物核对,并按规定进行调整。

六、管理规定

(一)列入预算内费用管理,按审批流程由受权人批准后报销。

(二)按实际在岗人数,以10元/月.人标准,核算各部门日常办公用品月度费用额度。

(二)行政部门定期对供应商进行评估甄选,确保采购的办公用品质优价廉,严格控制采购成本。

七、费用报销

(一)经办人凭合法票据填报销单并附入库清单,行政负责人审核,按费用报销程序审核报销。属固定资产的要有转固依据才予报销。

(二)经办专项资料(如专利申报材料、专利证书原件、

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项目申报正式资料、审计报告、验资报告等)报销费用时,经办人须将资料交相关管理部门归档,责任人在合法票据上签署“资料已存档”字样后,方可报销。

八、统计。各单位行政部门建立办公费用统计台账,定期报集团行政中心备查。

九、考核

因办公用品配置影响工作推进的,采购办公用品弄虚作假或徇私舞弊的,根据制度和法规追究相关人员责任。

十、列入营销费用管理的,按批准方案执行。十一、附则

(一)本办法归集团管理委员会解释。

(二)各单位可根据本办法制订实施细则,报集团管理委员会批准后执行。

(三)本办法自2014年10月1日起执行,原相关规定同时废止。

2014年9月12日

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附件1

办公用品购置计划表

部门:日期:序号1 23 45 67 89 10111213141516171819

审批人:审核人:编制人:

5品名

规格单位

数量备注

附件2办公用品申领表部门:日期:品名

规格单位

数量备注

部门负责人审批意见:

年月日

6

7