人事档案管理八项制度

范文1:人事档案管理八项制度

人事档案管理八项制度

(一)查(借)阅制度

一、查阅单位须填写《人事档案查阅审批表》,并履行审批手续。二、查阅档案,应派中共正式党员并携带单位介绍信。三、档案一般不外借。特殊情况需要外借的,须保证档案绝对安全,并在一周内归还。

四、查档人员不得查阅本人及亲属档案。

五、纪检监察人员查阅涉案人员档案,需由纪检组长或监察室主任签署意见。

(二)材料收集制度

一、收集范围履历表,自传,鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民主党派、奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、离退休、退职审批表和各种代表会代表(委员)登记表,以及其他可供组织参考的材料。

二、收集方法

1、建立送交材料的制度,要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。

2、人事处形成的任免、工资等材料,应在15日内送人事档案室。3、人事档案管理人员应主动联系,及时索要。

4、向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”,进行催要。5、发现不符合归档要求的材料,及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。

(三)鉴别归档制度

一、鉴别材料:鉴别收到材料是否属于所管干部、工人材料及应归入干部档案内容。

二、审查材料:审查材料是否齐全、完整,手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的,不能归档;凡手续不完备的材料,须补办手续后再归档。

三、审核档案:档案中缺少材料,应及时进行登记并收集补充。四、及时归档:经鉴别无误属归档的材料,及时归入档案盒带中,不允许出现“散乱”现象。

(四)转递制度

一、干部管理权限变动后,及时转递档案。

二、人事档案应通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或由本人自带。

三、档案转出前。按规定进行认真的整理装订。

四、转递档案必须详细登记“干部档案转递通知单”的项目,并严密包封。

五、转出档案半个月内回执未退回的,要及时发出“催要档案回执通知单”进行催问,以免档案丢失。

六、收到档案经检查、核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。

(五)检查核对制度

一、人事档案管理以“人事档案统计台帐”为基础,做到底数日清月结。

二、人事档案分别按单位和档案编号建立名册,发现错号或放错位置的,要及时纠正。

三、每年年底对所管人事档案进行清库,彻底核对底数,做到帐档相符。

四、做好所管档案的年度统计工作。

(六)保管保密制度

一、人事档案的保管,坚持安全保密、便于查找的原则。二、人事档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。三、每两年对所管人事档案进行一次零散材料的装订,并填写目录。

四、经常检查档案柜及库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施。

五、人事档案集中存放在档案柜及库房,任何人不得私自保存他人档案。

六、严格按照有关规定利用档案,严防泄露档案机密,非档案工作人员不准擅自进入档案库房。

七、不断研究和改进档案的管理方法和保管技术,逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。

(七)人事档案管理人员职责

一、按照《条例》规定,负责人事档案材料的收集,认真细致地做好鉴别归档和整理工作。

二、负责办理人事档案的查阅、借用、转递。三、做好人事档案的安全、保密、保护工作。

四、搞好人事档案工作的调查研究,结合工作实际,及时提出建议和意见。

五、努力工作,争取改善档案库房的保管条件,提高管理水平。六、办理领导交办的其他工作。

(八)接收档案材料归档工作制度

一、调档:接到任免通知后,一周内发出“干部档案催要通知单”调档。

二、鉴别:对接收的档案材料进行认真鉴别,如有涂改,及时记录并上报。

三、登记:建立登记册,对接收档案逐档进行认真登记后,编号入库。

四、归档:属归档材料,及时归入档案盒带内。五、检查:认真核对姓名、编号,避免装错或放错位置

范文2:干部人事档案八项制度

干部人事档案管理工作八项制度

一、干部人事档案管理制度

(一)根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“管理干部档案的范围,原则上应与干部管理范围相一致”的规定,干部人事档案(下称档案)必须统一由主管该干部单位的组织、人事部门保管。

(二)对具备管理条件的单位,由本单位指定专人负责保管。(三)各事业单位管理的干部,其档案可由单位的组织、人事部门管理。

(四)凡履行了选(招)聘手续的聘用制干部(指工人身份),在聘用期间,其档案按干部管理权限进行管理,对解聘或聘用期满不再续聘,其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被聘,其档案仍按干部管理权限进行管理。

(五)管档人员本人档案和其直系亲属的档案,应由上一级组织、人事部门或所在单位分管领导保管。

(六)离退休干部的档案,仍按原在职时的干部管理权限保管。

(七)干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职以及出国不归、失踪逃亡人员,其档案按照《干部档案工作条例》规定进行保管。

(八)干部在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原单位保管,刑满释放和解除劳教后,重新安排工作的,其档案由有关的组织、人事部门或人才交流中心保管。

(九)各市(县)、区委组织部,各有关部委办局、公司直属单位党委(党组)组织人事部门,应提出本地区、本系统的干部人事档案管理意见,负责对下属基层单位干部人事档案工作进行指导、监督和检查。

二、干部人事档案材料收集补充制度

(一)按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围,认真做好干部人事档案(下称档案)材料的收集与补充工作。

(二)材料的收集与补充工作,要本着实事求是的原则,着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料。

(三)组织、人事部门要与产生档案材料的各有关部门,建立材料收集联系制度,定期召开联系人会议,及时了解干部信息源情况,掌握材料收集的主动权。定期向有关部门收集材料,以补充干部人事档案内容。

(四)认真核对档案材料短缺情况,及时做好补缺工作,保证档案的完整与真实。

三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度

(一)把好干部人事档案(下称档案)材料“入口关”。对收集到的档案材料,要认真鉴别,严格审核。内容不实,字迹不清,不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料,不能进入档案。平时工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录等不得归入档案。重复材料应清出。发现伪造篡改的档案材料,要坚决清除,并要对当事人严肃查处。(二)归档材料必须完整、齐全、真实、精练,残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入档案。对来源、时间和对象不明的材料应查清、补齐手续后方可归档。(三)归档的材料手续必须完备。规定由组织审查盖章的,须有组织盖章;规定要同本人见面的如:审查、复查结论、处分决定或组织鉴定等,应有本人的签名;干部任免审批表、录用、聘用审批表,必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。(四)归档材料应统一使用16开纸(不小于19×26.5厘米),材料左边应留出2~2.5厘米装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料,均不能归入档案。

(五)对应归档的材料,要严格按照台帐制度,进行逐份登记归档。对不属于归档的材料,应分别情况予以处理。属于销毁的材料,必须登记造册,由主管负责人审查批准签字,统一进行销毁,任何单位和个人不得擅自销毁档案材料。

(六)整理档案,要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

(七)按照中组部《干部档案整理工作细则》和省、市委组织部有关文件规定,对档案进行定期集中整理与经常性整理。

四、干部人事档案安全保密制度

(一)各级组织、人事部门以及保管干部人事档案(下称档案)较多的基层单位都应设立专用档案库房,配备必要的库房设施,使用铁制档案柜存放档案。

(二)各级组织、人事部门应设阅档室和档案管理人员办公室,查阅档案要有监督制度,防止失泄密。

(三)档案库房和档案柜的钥匙,要明确专人专管,工作调动时,必须办理好交接手续。

(四)严禁在库房和阅档室内吸烟、存放杂物和易燃易爆物品,要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度(温度:14~24℃,相对湿度45~65%)。

(五)下班前档案要入库,并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施,每半年检查一次。

(六)档案室是机要重地,非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

(七)严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。

(八)严禁任何个人私存他人的档案材料,对私自保存、拒不交出档案的,应视情节轻重,予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

五、干部人事档案查(借)阅制度

(一)查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案,需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》,并注明查阅理由和要求,指定专人查阅(限于中共党员干部)。

(二)调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的,管档部门有权不予提供,对因出国(境)、入学、入党需了解其亲属情况的,按有关规定提供。(三)各级组织、人事部门的阅档室,应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室,不准向无关人员谈论档案内容。

(四)档案一般不外借,因特殊需要,要说明理由,经主管部门领导同意后,办理借阅手续,并规定归还日期,方可借出。对所借阅的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借,用完后应立即归还。对于逾期不还的档案,管档部门应该及时催要。

(五)任何人不得查(借)阅本人及其亲属的档案。(六)查档时必须严格遵守保密制度和规定,严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。

(七)借阅的档案未经管档人员同意,不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容,作为证明材料的,要仔细校对,经管档部门签署意见,加盖专用印章后方可使用。(八)要注意保护档案的整洁,严禁在查阅档案时吸烟、喝水等,以免损坏、污染档案材料。

(九)按照《干部档案工作条例》规定,查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要,需了解下属干部情况时,管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。

六、干部人事档案转递制度

(一)各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案(下称档案)。

(二)转递档案,必须严格履行转递手续,应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

(三)转出档案数量较多的单位,应派两名中共党员递送。(四)转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》,按所列项目详细登记,严密包封。

(五)索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》,方可办理索取手续。

(六)转出的档案必须完整齐全,并按规定经认真整理、装订成卷,不得扣留材料或分批转出。

(七)接收档案的单位经核对无误后,应在回执上签名盖章,及时将回执退回。逾期一个月未退回执的,转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要,以防丢失。

(八)档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交,转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案,应及时向对方单位催要,防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

七、干部人事档案检查核对统计制度

(一)坚持对所保管的干部人事档案(下称档案)进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患,措施是否健全;检查核对借出档案是否逾期归还;检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。

(二)坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全,历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上,整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正,提出改进意见,确保档案质量。

(三)坚持档案工作台帐登记制度,按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求,做好日常工作,每年年底检查核对一次,发现问题及时解决。

(四)正确使用《干部档案进出一览簿》,做好日常档案分类统计工作。

八、干部人事档案计算机管理制度

(一)干部人事档案管理单位要配备专用的计算机,使用干部人事档案管理信息系统软件。

(二)计算机应设置用户密码,除档案管理人员外,其他人严禁使用。

(三)建立干部人事档案信息数据库,干部人事档案目录、卡片和职务变动等基础工作实现计算机管理。

(四)干部人事档案管理信息系统信息采集,应以干部人事档案为依据,档案信息数据完整、真实、准确。坚持每日备份数据,做到数据库的维护工作及时。

(五)市、区委组织部实现干部人事档案信息磁盘与档案一同转递。

(六)建立以预防为主的病毒检查制度。凡外来的存贮介质在上机使用前必须先进行病毒测试。

(七)利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,为领导提供信息和决策依据。

(八)干部人事档案管理人员要努力学习和掌握计算机基本知识,熟练操作计算机。

范文3:档案管理八项制度

档案接收制度1.接收属于国家所有的对国家和社会有保存利用价值的档案。主要包括:

(1)县委及所属各部门;(2)县人大及其常设机构;

(3)县政府及其所属各部门和单位;(4)县政协及其常设机构;(5)县人民法院、县人民检察院;(6)各民主党派机关;

(7)工会、共青团、妇联等人民团体;(8)国有企业、事业单位;(9)乡镇人民政府。

2.经协商同意,接收或代存本县社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案,也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

3.接收建国前各个历史时期政权机构、社会组织、着名人物的档案。

4.接收保管期限为永久和30年以上(含30年)的档案。5.接收电子、声像档案以及纸质档案的数字化副本。6.接收企业改制、机构撤销后遗留档案。

7立档单位必须将归档文件收集齐全、完整,按照《归档文件整理规则》及有关规范规定要求进行整理,方能接收进馆。

8.接收档案时,要做好档案接收登记,编制归档目录,由接收人和移交人清点核对,并履行交接手续。

9.对不按规定移交档案、擅自留存或分散档案、甚至将档案据为已有者,按照《档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》追究相应责任。

档案保密制度

1.认真学习,坚决执行《保密法》、《档案法》,遵守保密纪律,明确保密职责,确保档案的完整与安全。

2.严格执行保密文件、资料、档案的查阅、借阅审批程序,大量利用档案进行专题研究,必须制定研究计划报档案馆备案,不得无计划、无目的查阅,以防泄密。

3.不得将档案带出档案馆,确因工作需要外借,必须严格履行借阅手续,限期归还。

4.定期进行涉密档案的清理、核查工作,发现问题,及时报告。

5.无关人员不得进入档案库房。

6.不在公共场合谈论机密,对造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,视其情节依法追究责任。

档案统计制度

1.建立档案统计登记薄,包括档案进馆登记薄、档案查阅利用登记薄、档案借阅登记薄及档案部门基本情况的统计年报。

2.各类档案情况统计由保管利用股负责定期进行统计、汇总。

3.要保证统计数据的准确性、系统性和及时性,做到完整、连续、报送及时。对于上报的档案统计报表,由分管领导和统计人员核对、签字后,方可上报。

4.各类档案统计报表及综合统计表,均要保留一份存档备查。

档案库房管理制度1.档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,是提供利用档案的中心,除领导批准外,非保管利用股工作人员不得入内。

2.保管档案必须有专用库房,库房钥匙由专人负责保管,不得带出档案馆。

3.档案出入库房必须严格执行登记手续,包括档案进馆入库、库存档案借出及日常的调阅、归还。

4.档案库房应配备必要防护设备,做好“八防”措施,即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。

5.对新接收入库档案要严格检查,对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

6.库房内应保持清洁,定期打扫库房卫生,保持库房与档案的清洁。

7.库房内严禁吸烟和使用明火,严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品,对电源、线路、开关插座消防器材等要定期检查,发现有火灾隐情应立即报告处理。

8.每天下班前,检查库房门窗、电源,确保库房安全。

档案查阅利用制度1.认真热忱接待每位档案利用人员,做到耐心细致,疏而不漏,百厌不烦,树立为群众所急,为群众所想的良好工作作风。

2.本单位人员查(借)阅本部门的业务档案,需办理登记手续,查(借)阅其它部门的业务档案,须经该部门分管领导批准。

3.外单位查阅本单位档案,须持有单位介绍信或身份证等合法证明,经本单位主要领导同意,方可利用。

4.查阅者需填写查阅登记簿,写明查阅者的姓名、政治面貌、查阅内容、目的等款项,办理审批手续后,档案管理人员针对所查的内容提供利用。查阅者如需复印、拍照,须经分管领导同意。

5..查阅档案过程中只限工作人员查找,非工作人员不得随意翻动档案案卷(特别是各类会议记录),以免档案原本破损及案卷之间错乱和泄密。

5.工作人员完成查阅档案之后,必须及时将案卷目录,档案案卷归回原处。

6.档案原始资料查实后,复制并加盖档案查阅证明章,再交付档案利用者。

档案鉴定销毁制度

1.根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和业务部门关于档案保管期限的规定,准确划分档案保管期限,以便组织档案鉴定工作。

2.成立档案鉴定销毁工作小组,办公室负责组织,采取鉴定小组鉴定,分管领导审核,主要领导批准的方法,有领导、有步骤地进行。

3.档案鉴定工作原则上每年进行一次。

4.对保管期限届满,经鉴定仍有保存价值的档案,应当提升保管期限等级继续保存。

5.经鉴定确定销毁的档案,要建立销毁清册,并提出鉴定销毁情况报告,报请分管领导批准,方可销毁。销毁清册和销毁报告应当永久保存。

6.对销毁的档案要谨慎从事,待观察一段时间后再集中销毁,销毁档案要指定专人负责,销毁时要两人以上监销,并在销毁清册上签名盖章。

档案借阅制度

1.原则上档案只提供馆内查阅不外借,特殊情况需要外借的,必须经领导批准,履行借阅登记手续。

2.借阅者应承担所借档案的安全、保密责任;不得拆卷、抽换和撕卷;不得在文件上折叠、涂改;不得随意摘抄无关的档案资料;未经同意不得摄制、复制、转借档案。

3.借出档案要在规定期限内归还,延期另行办理续借手续。逾期不归还档案,按有关规定处理,多次借阅档案逾期未归还的,恕不再借。

4.归还档案时,档案人员应仔细清点,核查无误后方可办理归还手续,如发生丢失、泄密情况应立即报告领导,采取措施,妥善处理。